Cara Mengamankan Data dari Penyalahgunaan Data

Untuk menghindari penyalahgunaan data maka data harus disimpan dengan baik. Oleh sebab itu data harus disimpan dengan berbagai macam cara untuk mengamankan dari ganguan virus atau orang yang tidak bertanggung jawab. Contoh lain penyalahgunaan data adalah untuk tujuan tindak kejahatan seperti penipuan, pemerasan, pengerusakan harta. Karena data merupakan suatu hal yang penting bagi semua orang. Data digunakan untuk memperoleh suatu informasi. Dalam era komputerisasi saat ini, data - data biasanya disimpan pada hardisk atau removable disk. Celakanya bagaimana jika data data pada tempat penyimpanan tersebut data - datanya diserang dirusak virus komputer.
Cara untuk mencegahnya biasanya dengan menggunakan software antivirus. Namun kelemahannya terkadang data yang diserang tidak bisa diselamatkan.
Lalu bagaimana cara mengamankan data dari virus ?
Berikut ini cara mengamankan data dari serangan virus dan penyalahgunaan data :
1. Compres data menggunakan winzip atau winrar. Karena belum ada virus yang bisa menginfeksi file dalam format *.zip.
2. Simpan data dalam format *.txt. Caranya buka notepad, lalu masukan hasil ketikan dan save.
3. Opsi lain adalah dengan menyimpan data dalam format html. Caranya save as dokumen ubah type filenya menjadi html.

4. Simpan data di tempat yang paling aman yang tidak diketahui orang banyak dan simpan data yang sangat penting pada orang – orang yang anda percaya dapat menjaganya dengan baik.

5. Jika terjadi penyalahgunaan segera melakukan tindakan secepat mungkin. Agar tidak terjadi penyebaran yang meluas.

Perkembangan dan Hambatan dalam Komunikasi

    

      Dalam melakukan komunikasi setiap orang medapatkan kendala dalam menyampaikan informasi. Maka dari  itu  apa saja yang menjadi hambatan / kendala dalam menyampaikan informasi serta perkembangan tentang informasi.  Dengan mengetahui tentang hambatan dalam berkomunikasi maka  komunikan akan dapat lebih baik dalam menyampaikan informasi.

FASE, TUJUAN DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

Perkembangan komunikasi terbagi dalam 2 tahap:

a.      Fase Ekstensif:

      Fase dimana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif.

b.     Fase Intensif

      Perkembangan cepat secara kualitatif. Dalam perkembangan ini sering             kali saluran komunikasi tidak dapat menampung kebutuhan informasi             sehingga akan mengakibatkan :

§           Pemimpin menghadapi beban kelebihan informasi

§           Kesulitan penyimpanan serta pengambilan informasi dari tempat penyimpanan semula

§           Gangguan dalam proses umpan balik

§           Gangguan dalam waktu pelepasan informasi

§           Pemanfaatan tak efektif jaringan komunikasi yang ada

Tujuan Komunikasi

Menurut James. G. March dan Herbert A. Simon tujuan komunikasi digolongkan dalam:

a.      Kegiatan untuk kegiatan komunikasi tidak terprogram

             Contoh: Desas-desus, Kata burung, Grapevine.

b.      Komunikasi memulai dan penciptaan program

c.       Komunikasi pemberian data penerapan strategi

d.      Komunikasi untuk menimbulkan program

e.       Komunikasi tentang hasil kegiatan

Hambatan Komunikasi

Bentuk-bentuk hambatan komunikasi diklasifikasikan menjadi 4 macam, hambatan tersebut adalah:

a.      Hambatan dalam diri pribadi

Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi:

             a. Persepsi Selektif)            

             b. Perbedaan dalam individu & ketrampilan komunikasi).

b.     Hambatan antar pribadi

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Iklim)

             b. Kepercayaan)

             c. Kredibilitas)

             d. Kesamaan pengirim penerima

c.       Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Status)

             b. Transmisi Hirarki)

                         Berikut adalah cara merubah transmisi hirarkis:

                                     ♣ Penyingkatan (codensation) :

                                     Penelitian menunjukkan bahwa para penerus berita                                 sering atau cinderung mengubah isi            berita  dengan                                    menyampaikan hanya pokok-pokok            berita (tidak                                                    secara terperinci seperti yang mereka trima).

                                     ♣ Closure:

                                     Para penerima berita yang mendua                                                                          (membingungkan) cenderung melengkapi atau                                                      menutup kekurangan informasi.

                                     ♣ Pengharapan (expectation):

                                     Kenyataan yang membuktikan penerus informasi                                      sering membelokkan komunikasi kearah yang                                                        mereka inginkan.

                                     ♣ Asosiasi:

                 Menghubungkan peristiwa yang satu dengan                                            yang lain  pada kejadian yang sudah-sudah.

             c. Ukuran kelompok)

             d. Kendala-kendala ruangan)

d.     Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Bahasa dan pengertian)

             b. Isyarat Non Verbal)

             c. Efektifitas Saluran)

             d. Kebanjiran Informasi)

                         Berikut adalah cara metode untuk menangani kelebihan                          informasi (kebanjiran informasi):

♠ Penyaringan (Filtering) :

                         Setiap informasi yang masuk disaring sesuai dengan tipe                          informasi tertentu yang relevan dengan keadaan.

                         ♠ Pengantrian (Queuing):

                         Pemrosesan berita –berita atas prioritas-prioritas dimana                          berita yang berprioritas rendah akan dijadwalkan ulang.

                         ♠ Penetapan saluran ganda:

                         Yaitu penambahan saluran-saluran masukan dan keluaran                     seperti penambahan saluran staf khusus atau paralel bila                                                 wewenang didesentralisasikan.

                        

Teknik Peningkatan Efektifitas Saluran Komunikasi

Teknik-teknik yang dikembangkan untuk mengimplementasikan perbaikan-perbaikan saluran komunikasi adalah sebagai berikut:

a.      Penetapan saluran-saluran pribadi

b.      Penetapan dewan khusus

c.       Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan

d.      Pembentukan tim-tim tugas

e.       Pembentukan tim-tim manajemen

Sekilas Tentang Komunikasi

Komunikasi dalam manajemen sangat penting dilakukan. Tetapi bila terjadi miss komunikasi atau salah dalam berkomunikasi memnyebabkan kesalahan dalam mendapatkan informasi. Berikut ini perngertian komunikasi menurut tokoh – tokoh terkenal :

Menurut Keith Davis : komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain.

Menurut I Barnanrd : komunikasi adalah suatu alat dimana orang – orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

Menurut O’Donnell : komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

TIGA UNSUR KOMUNIKASI:

a.      Pengirim berita (Komunikator/Sender)

b.      Penerima berita (Komunikan/Receiver)

c.       Berita atau Informasi

Dalam suatu organisasi komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan, pemberitahuan kebijaksanaan perusahaan atau untuk menanggapi masalah bawahan atau keluhan bawahan. Dengan demikian keluhan antar karyawan maupun antar atasan-bawahan bisa dilakukan dengan baik.

Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa  berhasil baik harus memenuhi syarat – syarat berikut :

1. jelas             : Dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

2. Tepat           : Dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

3. Sasaran        : Tujuan pemberian atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

Adapun cara – cara komunikasi dilakukan bisa melalui :

1. komunikasi langsung adalah komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan berita,laporan maupun perintah antara si pengirim berita kepada si penerima berita dilakukan secara langsung.(pada saat itu juga)
2. komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak dilakukan secara langsung, hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis.
3. komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang disampaikan oleh si komunikator  kepada si komunikan. Bertujuan untuk menjalin hubungan baik dan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja sama.
4. komunikasi formal adalah komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi disesuaikan dengan urutan dalam struktur organisasi. Dari atasan ke bawahan biasana digunakan untuk menyampaikan perintah. Tetapi dari bawahan ke atasan biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah.
5. komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

ORGANISASI INFORMAL

        Setiap manusia pasti pernah melakukan organisasi. nah di artikel yang singkat ini ada ciri – ciri organisasi informal yang banyak orang melakukannya. karena dengan melakukan organisasi informal maka ada kesepakatan yang dilakukan sesuai keinginan. dan kegiatan organisasi ini tidak dengan terstruktur dan terumuskan sehingga organisasi ini sangat mudah untuk digunakan oleh orang banyak.

        Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

• Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
• Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi informal juga memiliki karakteristik khusus yaitu :

1. Standard perilaku

2. Tekanan untuk menyesuaikan diri

3. Kepemimpinan informal

4. System status

Manfaat organisasi informal adalah :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi

2. Sebagai alat komunikasi tambahan

3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi.

Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan.

Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian perilaku.

Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan.

Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Kelebihan Organisasi Informal :

• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)

• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)

• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah

 Kekurangan Organisasi Informal  :

• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien

• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress

• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)

Contoh bentuk Organisasi Informal yaitu Arisan.

Arisan adalah kelompok orang yang mengumpulkan uang (harta lain sebagai pengganti uang) secara teratur pada tiap-tiap periode tertentu. Setelah uang terkumpul, salah satu dari anggota kelompok akan keluar sebagai pemenang. Penentuan pemenang biasanya dilakukan dengan jalan pengundian, namun ada juga kelompok arisan yang menentukan pemenang dengan perjanjian.

Di Indonesia, dalam budaya arisan, setiap kali salah satu anggota memenangkan uang pada pengundian, pemenang tersebut memiliki kewajiban untuk menggelar pertemuan pada periode berikutnya arisan akan diadakan.

Arisan beroperasi di luar ekonomi formal sebagai sistem lain untuk menyimpan uang, namun kegiatan ini juga dimaksudkan untuk kegiatan pertemuan yang memiliki unsur "paksa" karena anggota diharuskan membayar dan datang setiap kali undian akan dilaksanakan.

Arisan juga terbagi menjadi beberapa jenis, yakni :

1. Arisan Keluarga

2. Arisan Ibu-ibu PKK

3. Arisan Baak-bapak se-RT,

4. Arisan antarpelajar, dll.

TUGAS 5 TEORI ORGANISASI UMUM

1.   Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui  ?

   Jawab :

Cara penyusunan paper/warkat, misalnya :

·      Sistem penyusunan papers menurut abjad

·      Sistem penyusunan papers menurut subyek

·      Sistem penyusunan papers menurut waktu

·      Sistem penyusunan papers menurut daerah

·      Sistem penyusunan papers menurut nomor

2.   Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara apa  ?

   Jawab :

Untuk warkat, wesel dan cek dapat disusun dengan system penyusunan papers menurut nomor.

3.  Apa yang anda ketahui tentang Record Retention Schedule  ?

   Jawab :

     Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, ataupun disposisi dari record untuk menentukan record-record mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya, serta jenis record mana yang dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karea sudah tidak diperlukan lagi.

4.  Apa yang anda ketahui dengan Tabulating  ?

   Jawab :

     Tabulating adalah suatu cara mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel, sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, dan bisa memberikan analisa yang rasional, obyektif serta menunjukkan logika hubungan antara data, fakta, peristiwa dan lainya.

TUGAS 4 TEORI ORGANISASI UMUM

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?

    Jawab :

Syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah sebagai berikut :

a. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

b. Tepat, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

c. Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?

    Jawab :

 Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.

Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui  ?

    Jawab :

Cara penyusunan paper/warkat, misalnya :

• Sistem penyusunan papers menurut abjad

• Sistem penyusunan papers menurut subyek

• Sistem penyusunan papers menurut waktu

• Sistem penyusunan papers menurut daerah

• Sistem penyusunan papers menurut nomor

4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

    Jawab :

 Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :

• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

• Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.

• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

• Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.

• Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

• Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.